Aktueller Stand: Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland eine Empfangspflicht für elektronische Rechnungen: Das heißt, jede inländische Firma muss seit diesem Datum in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen rechtssicher zu empfangen und weiterzuverarbeiten.
Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen wird in mehreren Stufen eingeführt: Für Unternehmen mit hohem Jahresumsatz (>800.000€) bereits ab 1. Januar 2027, für alle Unternehmen spätestens ab 1. Januar 2028.
Zulässige Formate:
Bei einer „echten“ E-Rechnung muss ein strukturiertes elektronisches Format vorliegen, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Absatz 1 Satz 3 UStG). Ein einfaches PDF reicht ab dem Stichtag nicht mehr aus.
Die wichtigsten in Deutschland anerkannten Formate sind:
- XRechnung – reines XML-Format, vollständig maschinenlesbar.
- ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) – hybrid aus PDF/A-3 mit eingebettetem XML-Datenteil
Bedeutung & Nutzen
Die E-Rechnungspflicht ist mehr als eine formale Vorschrift – sie bringt erhebliche Vorteile:
- Schnellere Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen.
- Weniger Fehler durch automatisierte Übernahme von Daten (z. B. in ERP-Systeme).
- Bessere Transparenz und Nachvollziehbarkeit für Prüfer und Finanzbehörden.
Wesentliche Fristen
✔️ 01.01.2025: Empfangspflicht für elektronische Rechnungen im B2B-Geschäft.
✔️ Bis 31.12.2026: Übergangsfrist – Ausstellen von Papierrechnungen oder PDFs erlaubt, sofern Zustimmung des Empfängers vorliegt.
✔️ Bis 31.12.2027: Längere Übergangszeit für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz < 800.000 € – sie dürfen noch alternative Formate nutzen.
✔️ Ab 01.01.2028: Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für alle Unternehmensgrößen im B2B-Bereich.
Risiken bei Nicht-Digitalisierung: Wer die Umstellung verpasst, riskiert nicht nur Zeit- und Kostennachteile, sondern potenziell auch rechtliche und steuerliche Konsequenzen – etwa wenn das Rechnungsformat nicht mehr anerkannt wird oder nicht revisionssicher archiviert wurde.